BUAT SURAT KAN YA? BUAT PROPOSAL? PASTI TULISAN NYA BAGUS TUH
Kita mulai cerita saya di dunia Kesekretariatan dari sini
Awal saya mengenal dunia Sekretaris semenjak kelas 2 SMA, ohh mungkin kurang berpengalaman ya kalau hanya dari SMA. jujur di SD dulu saya tidak pernah berani memegang amanah seperti itu, kalau di bilang mampu atau tidak mampu entahlah saya lupa itu tapi yang pasti saya hanya takut orang-orang kecewa terhadap saya atas amanah yang diberikan. Saya takut dengan gagal atau tidak membuat orang lain bangga dengan kerja saya, bukan menuntut pujian tapi itu hanya ketakutan yang saya rasakan. Saat di SMP saya juga belum tertarik dengan hal-hal seperti itu hingga saya pernah ditawarkan untuk menjadi Bendahara dan saya menerima nya, kenapa?? karena kalau hanya berpikiran bahwa saya takut mengecewakan orang yang memberi amanah sampai kapan saya akan berkembang karena sebenarnya saya suka dengan tantangan dan itu membuat saya terpacu untuk berani memegang sebuah amanah. Hari-hari saya di SMP sebagai Bendahara di suatu Ekstrakulikuler ya menyenangkan walau capek sihh nagih-nagih uang, megang uang banyak banget tapiiiiii entah kenapa saya rasa itu gagal mungkin karena saya tidak bisa memegang uang banyak sehingga uang nya suka bercampur-campur dengan uang pribadi saya dan itu membingungkan saya sehingga saya memutuskan untuk tidak mau menerima amanah apapun yang berkaitan dengan uang.
Langsung saja ke SMA, awal saya mengenal amanah menjadi Sekretaris yaitu pada saat pemilihan pengurus baru Ekstrakulikuler dan itu dipilih oleh senior. ya saya sih tenang-tenang saja karena enggak bakal dipilih dan juga tidak berani juga untuk mengajukan diri karena jujur saya orang nya terkadang suka tidak percaya diri. Dannn yang paling membuat saya takut adalah " kalo Sekretaris itu sibuk banget dek liat senior kita yang jadi Sekre, suka banget dikejar2 orang, ditanyain proposal lah, surat nya gimana, lari2an kejar TTD Ketua lah pokoknya banyaj banget deh kerja nya dan harus orang yang gercep dan fast respon nih " Whattt??? OMG saya tidak bisa bayangkan kalo saya yang jadi Sekre bisa tidak tenang hidup saya. Kalo kata orang Sekretaris itu hidupnya suka tidak tenang, itu BENAR sekali dan saya memulai hidup tidak tenang semenjak di bangku SMA hahaha. Tidak tahu kenapa alasan senior memilih saya menjadi Sekretaris tapi Whateverlah mungkin itu pilihan terbaik mereka dan tugas saya hanya lakukan yang terbaik dan jangan mengecewakan mereka yang memilih saya. Menjadi Sekretaris memang tidak mudah dan apa yang dikatakan senior ya memang benar, dicari sana sini, gak pernah jauh-jauh dari Laptop, Print, dan kertas, revisi adalah makanan sehari-hari, File di laptop menumpuk sampai nama-nama nya enggak menentu dari yang File Finish, File Fix, File Fixxxxx hingga FILE FINISH FIX PRINT. emang karena saya orang nya gak suka menunggu dan mau nya selesai hari itu juga ya dibilang ambis sih monggo saja memang kenyataan nya seperti itu sehingga saya kalau dikasih tugas buat surat or proposal langsung saya list apa aja yang harus dibuat dan yaaa harus dibuat hari itu juga, selesaikan, dan menghapus list2 yang harus saya kerjakan. enggak tau kenapa punya kebanggaan tersendiri aja kalau list2 nya makin sedikit karena dihapus dan sudah dikerjakan. yaa kalo list nya makin banyak suka kepikiran aja sampai tidur, pernah sih niatnya mau tidur dan mengerjakan nya subuh aja eh tau nya kebangun tengah malam karena kepikiran untuk mengerjakan tugas yang ada di list2 tersebut. Mungkin juga karena saya orangnya perfectionist sehingga apa yang harus saya kerjakan haruslah sempurna, penting banget di filter berkali2 heheh kadang sih kerepotan sendiri tapi apalah daya memang sifat nya seperti ini karena kalau enggak di cek berulang-ulang itu kaya gak ada kepuasan tersendiri gitu terhadapa apa yang dibuat padahal kan cuma buat surat doang kan ya wkwkwk. ya 1 tahun saya menjadi Sekretaris banyak banget tantangan yang harus saya lewati mungkin karena ambis banget kali ya hehe gak suka numpuk2 kerjaan jadi apapun yang saya lakukan itu haruslah bisa seperti Lobby heheh jadi kalo orang bisa saya orangnya ngeyelan atau harus banget dapat apa yang dia mau yaa itu memang sangatlah benar dan itu saya lakukan sejak SMA juga hehe. ya itu kalo Lobby saya gagal saya harus banget dapat apa yang saya sedang lobby entah siapa pun dia yang saya lobby mau dia kepala sekolah, guru, ataupun Direktur Perusahaan tetap aja sama ngeyel nya hehe diam kalo udah dapat. Pantang pergi kalo belum ACC hehe.
Karena pengalaman saya di dunia Sekretaris sudah sejak di bangku SMA sehingga saya memberanikan diri untuk menjadi Sekretaris Himpunan Mahasiswa di jenjang Universitas, awalnya sih takut-takut juga karena minder sama teman-teman yang ikuta daftar juga tapi Alhamdulillah saya terpilih menjadi Sekretaris 2 HM Teknik Geodesi 2017. Karena masih kebawa sifat SMA yang enggak mau mengecewakan orang lain ya maka dari itu saya takut banget kalo ada yang mau minta surat tapi saya kirim nya lama dan juga karena ini Sekre 2 HM yang mengkoordinir teman2 Sekre di Bidang-bidang dan dari sini juga saya belajar menjadi pemimpin walau dari lingkup yang sangat kecil dulu. Menjadi Sekre 2 membuat saya masih ada batasan dalam membuat inivasi karena harus koordinasi dengan Sekre 1 dulu dan itu pun belum tentu di acc sehingga itu yang membuat saya tekad untuk mau menjadi Sekretaris 1 HM walaupun sebenarnya mau seperti apa untuk kepengurusan selanjutnya ya saya harus naik pangkat jadi Sekre 1 Tapiiiiiiiiiiiii di akhir2 kepengurusan entah ada apa yang menggoyahkan tekad saya untuk menjadi Sekre 1 HM padahal segala goals saya di Sekre yang akan saya bawa sudah tercatat di buku dan saya ditawarkan teman untuk daftar BEM Undip, OMG di HM aja saya terkadang masih suka minder apalagi kalo BEM Undip yang orang2 nya bervariasi dari berbagai fakultas dan saya akan bekerja sama dengan perbedaan2, mengenal orang baru lagi yang mungkin cukup berbeda dengan latar belakang kita dan entah kenapa akhirnya saya berani mendaftarkan diri menjadi Sekretaris Bidang K&PSDM BEM UNDIP 2018 dengan modal pengalaman pernah jadi Sekre 2 HM, yaa menurut saya itu pengalaman masih dikit banget dan saya juga tidak tahu medan seperti apa yang ada di BEM Undip yang saya tau hanya pada saat saya ikut kepanitiaan di K&PSDM yaitu ODM dan DSN dan justru kepanitiaan itu lah saya tertarik dengan daftar BEM Undip karena saya merasa dulu kalau mau minta surat suka lama, terus prosedur nya susah katanya kalo minta TTD suka lama, susah lah DANNNNN saya merasakannya. Lika-liku jadi Sekbid nya lumayan banyak dari pengalaman saya sebelumnya karena ya ini juga tingkatnya besar ya yaitu Universitas dan kita harus pake banget berhubungan dengan REKTORAT. Oh nooo yang dulu saya hanya mengenal Dosen di jurusan saya dan sekarang saya harus menghadapi Direktur Mahasiswa, Wakil Rektor bahkan Pak Rektor. Bagaimana deg-deg an nya saya pada saat pertama kali menginjakan ruangan Pak Rektor di Widya Puraya, berhadapan langsung dan melihat dia menandatangani surat yang sudah saya buat, Bangga sihhh tapi perjuangan surat itu untuk sampai ke tangan Pak Rektor yaaa cukup sulit, bagaimana tidak untuk dapat TTD Pak Rektor saja kita harus melewati 5 paraf orang-orang penting di Undip yaaa tapi saya menikmati dan mensyukuri nya. memang benar kalo Sekretaris itu memang tidak ada batasannya tapi menyenangkan dan bagi kalian yang suka tantangan inilah pilihan yang tepat, kalian tidak hanya buat surat tapi harus memastikan surat itu sampai di tangan yang kita tuju, kalian lah yang tau inti dari suatu Organisasi tersebut karena kalian lah orang yang memegang segala arsip dan berkas dari Organisasi tersebut ya kalian bisa dibilang inti dari organisasi tersebut. Kalo orang-orang bilang iyaa nih Sekre itu tugas ya catat2. notulensi, dll memang benar tapi ya terkesan kuno sih, tidak salah tapi memang di zaman sekarang Sekretaris tupoksi tidak hanya itu saja. Sekretaris juga harus pandai dalam hal Lobbying, karena kita yang membuat surat tak jarang kita juga yang harus memberi surat kepada yang kita tuju hingga di acc nah itu yang lantas membuat sekre harus pandai dalam hal lobby melobby, bagaimana caranya surat itu agar di acc dan tanpa revisi, proposal di TTD, dll itu juga termasuk ke dalam tupoksi nya sekre karena Sekre lah yang paham terhadap apa yang dia buat dan harus mempertanggungjawabkan dengan apa yang dia buat, tak jarang seorang Ketua sangat membutuhkan sosok Sekretaris ya karena beberapa Ketua tidak paham dengan hal-hal surat menyurat seperti itu sehingga apabila seorang Ketua ingin bertemu dengan orang penting atau ada revisi di Surat, Proposal, dll pasti orang pertama yang ia cari adalah Sekretaris maka dari itu Sekre haruslah Fast Respon, ON HP terus, Gercep, dll ya memang harus seperti itu karena orang-orang membutuhkan kita dan dalam segala sesuatu tersebut haruslah rapi Administrasi, apa itu rapi Administrasi? yaitu orang yang paham terhadap administrasi dan melakukan segala sesuatu dengan administasi yang sesuai dengan prosedur karena administrasi itu sangatlah penting, kalau di sekolah2 semisal ada urusan apa2 mengenai surat-menyurat pasti menghubungi bagian Administrasi atau Tata Usaha kan? karena orang kalau mau minta izin terhadap sesuatu itu pasti ditanyakan "Suratnya mana?" nah itu lah dasar mengapa administrasi itu penting, sebenarnya ya kecil sih apalah cuma sekedar surat tapi tak jarang orang tidak di acc hanya karena tidak rapi administrasi sehingga peran Sekretaris lah yang ada disini dan itulah mengapa Sekretaris termasuk ke dalam Inti dari sebuah Organisasi ya karena mereka dasar dari sebuah Organisasi apabila ingin ke eksternal melalui surat, proposal, dll. Maka dari itu sebagai Sekretaris adalah pekerjaan yang mulia, tidak dianggap penting tapi selalu dibutuhkan, dicari-cari keberadaanya apabila tidak terlihat, ya terkadang jadi sumber informasi dalam suatu Organisasi dan terkadang juga orang-orang rela menunggu rapatnya dimulai karena Sekretaris nya belum datang dan tidak ada yang notulensi nantinya heheh. yaaa menjadi Sekretaris susah-susah gampang, enggak perlu pengalaman yang cukup banyak walaupun itu termasuk ke dalam poin penting tapi cukup hanya menekuni nya saja, bekerja dengan ikhlas, teliti dan rapi terhadap sesuatu itu sudah termasuk kalian mampu untuk menjadi Sekretaris dan hal itu lah mengapa saya ingin melanjutatkan estafet kepengurusan BEM UNDIP 2019 di dunia Kesekretariatan ya karena saya ingin lebih mendalaminya dan ingin terus belajar di dunia Sekretaris mungkin bisa dibilang saya belum puas di dunia Sekretaris dan ingin mencoba-coba lagi, ketagihan mungkin ya wkwkwk. bertemu dan bekerja sama dengan Sekretaris2 baru, berbagi pengalaman, cerita, sharing, saling kritik dan saran sehingga membuat saya untuk terus ingin belajar, memahami, dan mengerti dalam dunia Sekretaris ini karena ya sebenarnya kita mempunyai keresahan yang sama kalo Sekre itu kerja nya banyak banget, buat surat sampai subuh, Proposal di revisi terus, ini ketua nya menghilang kalau mau minta TTD, dan banyak lainnya sehingga cerita itu lah yang membuat saya ingin terus berada di dunia Sekretaris ini dan semoga saya dapat membuat orang- orang lebih mengerti dan paham lagi bagaimana administrasi itu dapat dijalankan, menghargai peranan sekretaris itu penting di dalam sebuah organisasi, dan mari bersama-sama bantu saya mewujudkannya :)
Terima Kasih
Rabu, 2 januari 2019
Kepala Biro Kesekretariatan BEM UNDIP 2019
Komentar
Posting Komentar